Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Регламент по оформлению документов в компании

Порядок согласования документов

Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений. Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа — это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.

Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, , при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

Процедура согласования документа — это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

При этом, согласование документа — это часть делопроизводства организации, ее документооборота.

Первичная документация

В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. Правильная работа с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организацию и трудовую культуру общения работников.

Поэтому успех и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько профессионально организован документооборот и ведение документации. В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот — создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

С помощью организации документооборота можно повысить оперативность бухгалтерского учета, ускорить сроки составления бухгалтерской отчетности, а так же усилить контролирующие функции учета. В зависимости от сферы обращения документов и их назначения, документооборот условно делят на внутренний и внешний.

Первый состоит из внутренних документов, установленных на предприятии и входящих документов, поступивших на предприятие. Второй состоит из исходящих документов. Графически это можно показать на рисунке 1.

Первичные документы — это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие.

Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры.

На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет. В настоящее время стремительной компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности многие организации переходят на электронный документооборот. В свою очередь и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально. Одновременно электронный документооборот позволяет оптимизировать взаимосвязь и взаимодействие между подразделениями организации, усилить контролирование за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить работу бухгалтерской службы.

Преимущества электронного документооборота представлены на рисунке 2. Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января года декларации по НДС.

Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС.

Образец декларации представлен на рисунке Для подтверждения вычетов по НДС, при проведении камеральных проверок, налоговые органы в основном работают с копиями бумажных документов. Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России. Организациям не выгодно тратить время и бумагу на копирование документов, а налоговым органам предоставляется возможность быстрее получить аналогичный документ, соответствующий бумажной копии первичного документа.

При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, то есть в момент совершения операции, или по её окончании. Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций. Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета.

Рисунок 3 — Образец заполнения декларации по НДС титульный лист. Оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу по содержанию — устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции. Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы, противоречащие законодательству и установленному порядку прихода и расхода денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься.

Если у сотрудника бухгалтерской службы возникают сомнения в законности этой операции, то он должен сообщить об этом главному бухгалтеру. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей в первичных документах и бухгалтерских записях.

Встречная проверка — это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени. Одним из основных принципов системы внутреннего контроля бухгалтерии является график документооборота. В нем описывается движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Он помогает упорядочить документооборот в бухгалтерии — экономит рабочее время и нормализует работу в целом.

График документооборота обычно оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. В нем указываются порядок обработки документов, учитывающий их требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения. Пример графика документооборота показан в таблице 1.

Функциональное назначение графика документооборота: ускорение процесса; повышение производительности труда; усиление контроля; повышение уровня автоматизации; повышение эффективности. При составлении первичных учетных документов довольно часто совершаются ошибки.

Самыми распространенными ошибками при работе с первичными учетными документами являются: использование форм первичных учетных документов, не утвержденных в приказе по учетной политике; не заполнение обязательных реквизитов; наличие записей карандашом; отсутствие прочерков в пустых строках; наличие арифметических ошибок.

При обнаружении ошибок первичные документы не должны быть приняты бухгалтером для дальнейшей обработки. Они возвращаются ответственному лицу для доработки. Способы устранения ошибок представлены на рисунке 8. В настоящее время бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Продуктом труда работников бухгалтерии являются многочисленные виды документов это — финансовые, расчетно-денежные, первичные учетные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении.

Список авторов: Анотация: Ключевые слова: В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. В организации документооборота выделяется пять основных этапов: Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов; Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки; Рисунок 1 — Схема документооборота организации Проверка бухгалтером принятых к учету документов по форме, по содержанию, а также арифметическая проверка.

Обработка документа в бухгалтерии состоит из следующих этапов: Таксировка — денежная оценка хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Некоторые принятые в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель. Группировка — объединение документов по однородным признакам и за определенный период, то есть подготовка сводных данных за определенный период.

Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, и отражаются в отчете кассира, или же приход и расход товарно-материальных ценностей, которые отражаются в отчете материально-ответственного лица. Контировка — в документе указывается взаимосвязь между счетами, то есть проставляется корреспонденция счетов на самих документах на основании содержания хозяйственных операций.

Подготовка и сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров. При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, то есть в момент совершения операции, или по её окончании Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций.

Обязательные реквизиты первичных документов представлены на рисунке 6. Рисунок 3 — Образец заполнения декларации по НДС титульный лист Рисунок 4 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 2 Рисунок 5 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 3 Рисунок 6 — Обязательные реквизиты первичных документов Проверка осуществляется следующими способами: — формальная проверка; — проверка по существу; — арифметическая проверка; — встречная проверка.

Рисунок 7 — Критерии графика документооборота Функциональное назначение графика документооборота: ускорение процесса; повышение производительности труда; усиление контроля; повышение уровня автоматизации; повышение эффективности.

Требования к технологическим регламентам

Согласно действующим правилам, разработка технологического регламента должна осуществляться в соответствии с требованиями действующих в стране государственных стандартов. Именно ГОСТы устанавливают порядок составления ТР, его структуру и так далее. Оформленный по ГОСТ  технологический регламент производства в обязательном порядке должен включать в себя конкретные сведения:

  • Общее описание процесса производства;
  • Данные о задействованных при производстве веществах, компонентах, полуфабрикатах, сырье;
  • Режимы производства;
  • Описание действий, связанных с запуском и остановкой работы предприятия;
  • Требования безопасности к эксплуатации производственной линии;
  • Экологические требования к выбросам предприятия. Порядок их утилизации или переработки;
  • Описание эксплуатируемой техники;
  • Список нормативной документации (инструкций);
  • Необходимые схемы и чертежи.

Структура ТР может меняться в зависимости от вида изготавливаемой продукции.

Проекты по теме: